Dicas para reduzir as falhas e a reconvocação de pacientes

Sabemos que para manter uma instituição de saúde funcional e eficaz, é necessário estabelecer procedimentos padronizados, constantes melhorias nas mais diversas áreas e aprimoramento contínuo dos processos internos, a fim de se evitar falhas durante a rotina.

No entanto, mesmo realizando procedimentos padronizados, a rotina de Centros de Diagnóstico por Imagem é bastante dinâmica e corrida, podendo ser passíveis de falhas durante a realização de exames de imagem, desde o diagnóstico incorreto como a impossibilidade de avaliação das imagens que foram obtidas por vários motivos, gerando prejuízos financeiros para o estabelecimento de saúde e transtornos para os pacientes, assim, resultando na reconvocação do paciente na maioria das vezes. 

Neste artigo, vamos abordar cinco medidas que podem ser tomadas por gestores de centros de imagem para diminuir a reconvocação do paciente, um fato bastante inconveniente e que gera inúmeros transtornos para ambas as partes.

O que é reconvocação de pacientes?

A reconvocação de pacientes é uma prática necessária quando há indícios ou evidências de erros durante a pré-execução ou durante a realização de um exame.

Sabe-se que a maioria dos casos de reconvocação de pacientes se dá por erros cometidos durante o agendamento de exames que requerem preparos específicos do paciente, cadastro incorreto de exame no sistema, inobservância da solicitação médica, falhas nos equipamentos de imagem, perda dos dados obtidos durante o exame e entre outros.

No entanto, é possível evitar que essas falhas e outras aconteçam a partir da adoção de práticas bastante simples que visam diminuir erros que podem impactar negativamente a reputação do centro de imagem e prejuízos financeiros à administração.

Por que reduzir as reconvocações de pacientes?

Como já falado acima, a reconvocação de pacientes se dá em sua maioria por erros nos processos internos da instituição de saúde, causando riscos e transtornos para os pacientes, além de prejuízos financeiros para a empresa de saúde e sua reputação.

É fundamental que os centros de imagem se dediquem para reduzir ou até mesmo eliminar a ocorrência de reconvocação pois, além de impactar negativamente no atendimento e na experiência do paciente, resultam em prejuízos, pois:

• Mais insumos e materiais devem ser usados para fazer o novo exame;
• Horários que poderiam ser abertos para novos pacientes são preenchidos por aqueles que precisam repetir o exame;
• A produtividade dos colaboradores se torna limitada.

Além dos prejuízos financeiros para a instituição, existem pacientes que possuem, por exemplo, algum tipo de fobia diante da realização do exame, outros que estão passando por uma situação delicada de saúde e aguardando respostas para sua condição e tratamento, sem contar que muitas pessoas enfrentam dificuldades para se deslocar novamente até o serviço de imagem.

E dessa forma, causando grande desconforto e insatisfação desses pacientes ao saber que terão que retornar para repetir o exame.

5 medidas para reduzir a reconvocação de paciente

Se você é gestor(a) de centros de diagnóstico por imagem, administrador(a) ou até mesmo um profissional técnico, possivelmente já tenha vivenciado ou observado situações como:

• A impossibilidade de interpretar imagens devido à má qualidade das imagens obtidas.
•  Expor o paciente à radiação desnecessária por conta da necessidade de repetir exames.
• Dificuldade para emitir laudos de diagnóstico em decorrência do posicionamento errado dos pacientes, protocolos errados ou da má operação de aparelhos.

Entre outras situações que provocam a reconvocação dos pacientes, gerando custos extras para todos os envolvidos.

Abaixo relacionamos 5 ações que você pode adotar no centro de imagem para reduzir a reconvocação de pacientes. Confira!

TENHA UMA EQUIPE TREINADA E CAPACITADA

A qualificação da equipe interna é um fator predominante para o bom funcionamento e eficiência dos processos e garantia de resultados do estabelecimento de saúde. Além disso, colaboradores alocados a funções de acordo com suas competências e especialidades, podem ter seu potencial melhor aproveitado.

O treinamento e capacitação da equipe garante que o bom atendimento e a operação correta dos aparelhos sejam cumpridas sem dificuldade, e que os profissionais técnicos ou da recepção saibam a melhor maneira de agir diante de imprevistos ou urgências.

É importante salientar que os profissionais devem manter os protocolos de realização de exames sempre otimizados, para dessa forma melhorar a qualidade das imagens e reduzir o tempo de realização dos exames.

Essas medidas, além de reduzir o índice de reconvocação de pacientes, contribuem também para a redução de custos de manutenção de equipamentos e aumento da qualidade das imagens dos exames.

REALIZE MANUTENÇÕES PREVENTIVAS DOS EQUIPAMENTOS

A falta de manutenção preventiva nos aparelhos de um centro de imagem é considerada uma falha que pode trazer consequências graves para os pacientes.

Isso porque, equipamentos que não estão com a manutenção em dia ou instituições que não tem um programa de manutenções podem apresentar imagens de baixa qualidade ou com ruídos que podem prejudicar a segurança do diagnóstico ou até mesmo causar erros na hora da interpretação do laudo.

Além disso, é importante manter um planejamento e frequência periódica a fim de evitar que os aparelhos quebrem e fiquem parados, comprometendo toda a agenda de atendimentos.

Para entender mais detalhadamente sobre a importância das manutenções dos equipamentos e os tipos de manutenções existentes, confira o artigo disponível no blog sobre manutenção de equipamentos radiológicos.

CRIE E REVISE PROTOCOLOS DE ATENDIMENTO

Mais do que trazer agilidade, qualidade e eficiência para o dia a dia do centro de imagem, os protocolos servem para garantir a padronização e conformidade nos atendimentos.

Os protocolos de atendimento incentivam e visam garantir que a equipe não só realize o exame solicitado, mas que tenha conhecimento sobre a hipótese do médico e o motivo da solicitação, garantindo que o exame seja mais assertivo e forneça o máximo possível de qualidade técnica na hora da interpretação.

Além disso, garantir uma padronização de informações desde o agendamento, recepção do paciente e até a equipe técnica é uma forma de assegurar:

•  A preparação adequada do paciente.
•  A escolha do protocolo mais adequado para cada tipo de exame.

Por conseguinte, outras ações básicas e simples de se executar que evitam falhas que geram a reconvocação dos pacientes são:

• Confirmar o nome completo do paciente no momento que ele entra na sala de exame.
• Verificar na solicitação médica a região do corpo a ser realizado o exame.
• Outro simples hábito que pode evitar a reconvocação do paciente é confirmar com o próprio paciente a região do corpo onde foi requisitada a imagem.

Portanto, implementar e manter a padronização dos protocolos é uma maneira de garantir mais segurança para os pacientes e para a equipe de profissionais do centro de diagnóstico.

OTIMIZE A GESTÃO DE DADOS

A otimização da gestão de dados assegura o centro de diagnóstico por imagem que, diante da solicitação de um médico para acessar laudos ou o histórico de exames de um paciente, essas informações estejam disponíveis sem obstáculos e sem atrapalhar a rotina da equipe.

Sem a organização de dados inúmeros transtornos podem acontecer, atrapalhando a rotina dos demais colaboradores e atraso na liberação e entrega de resultados, podendo resultar na reconvocação de pacientes.

Por isso, é de extrema importância ter uma gestão de dados para que a equipe saiba por onde procurar cada exame ou suas informações.

Como soluções para ter uma gestão de dados eficiente, o sistema PACS pode auxiliar na melhoria da gestão e produtividade do serviço de imagem. Além disso, esse sistema visa facilitar a comunicação entre clínicas e médicos, possibilitando o armazenamento e o compartilhamento de imagens por meio do padrão DICOM. Outro sistema que é um diferencial para o CDI é o RIS, que oferece maior controle do fluxo de atividades.

Contar com sistemas, como os mencionados acima, representa uma evolução e um diferencial para as instituições que desejam obter controle sobre os processos e almejam melhorar a gestão.

TECNOLOGIA COMO ALIADA

Por fim, a tecnologia é uma grande aliada nos centros de diagnóstico por imagem para mapear as falhas e garantir que toda a equipe trabalhe de maneira integrada, a partir de sistemas que melhoram a realização de procedimentos, e dessa forma, aumentando a produtividade e tornando positiva a experiência do paciente.

Entretanto, é igualmente importante garantir que toda a equipe acompanhe a evolução dos processos, passe por treinamentos constantes e qualificações.

Ainda é importante se certificar que os profissionais entendam o objetivo da adoção das novas tecnologias e que elas não substituem os especialistas, mas ajudam a qualificar o trabalho e tornar o atendimento em saúde ainda mais ágil e eficaz.

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