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Otimizar agenda de exames: saiba como fazer

  • janeiro 12, 2022
agenda de exames - mulher utilizando blusa azul escrevendo em uma agenda de papel com uma caneta preta

Sumário

Você já deve ter passado por uma situação estressante, por conta de um agendamento duplicado, falta de horário, ou ainda por falta de organização na sua agenda de exames? Isso é muito comum, quando os Centro de Diagnóstico por Imagens não possuem um sistema de otimização de agenda de consulta. 

Mas hoje em dia, é muito importante para o sucesso do seu Centro de Diagnóstico por Imagens, ter uma agenda otimizada. 

Então, leia o artigo a seguir e descubra como manter sua agenda produtiva e seus pacientes satisfeitos.

Por que você deve otimizar a agenda de exames? 

Antes de falarmos diretamente sobre como otimizar a agenda de exames, é fundamental deixar claro, a importância dessa otimização. Você deve sim otimizar a sua agenda de exames, para evitar grandes problemas no momento dos atendimentos. 

Lembre-se que a sala de espera é o seu cartão de visita. Além de conforto, os pacientes precisam ser atendidos na hora marcada. Se isso não acontecer, implicará em um cliente insatisfeito, reduzindo a probabilidade de seu retorno e também divulgação negativa do serviço ofertado pela sua empresa.

Quais as vantagens de otimizar a agenda de exames? 

Uma das principais vantagens de otimizar a agenda de exames é a organização. Uma agenda organizada vai proporcionar um atendimento tranquilo por parte do médico e ainda vai proporcionar uma excelente experiência para o paciente. 

Outro detalhe, é que a sala de espera ficará confortável para todos, e aglomerações serão evitadas. E isso, é um ponto super positivo para qualquer Centro de Diagnóstico por Imagens médico, e um diferencial, já que temos muitas filas na maioria das clínicas médicas no nosso país. 

Uma agenda organizada vai deixar o atendimento mais tranquilo, garantindo a realização de um exame mais seguro, centrado no paciente e suas necessidades, o que contribuirá para um diagnóstico mais assertivo.

Mas, além dessas vantagens, é fundamental entender também a importância da gestão do tempo de espera dos pacientes. Veja a seguir, qual é essa importância, para aplicar no seu Centro de Diagnóstico por Imagens. 

Qual a importância da gestão do tempo de espera?

Quanto mais o paciente permanecer na sala de espera, aguardando ser atendido, mais insatisfeito ele ficará. 

Segundo estudos do Setor da Saúde existe um tempo ideal de espera, que é de apenas 15 minutos. Durante esse período a satisfação do paciente permanece nos 90%. Se o paciente esperar mais do que esse período, sua satisfação cai e com isso, consequentemente, a qualidade do atendimento do Centro de Diagnóstico por Imagens reduz também. Para evitar esse tipo de situação, é fundamental aplicar a otimização da agenda de exames.

Mas, como fazer a otimização da agenda de exames? Veja a seguir 5 dicas para otimização da agenda.

5 dicas para otimização da agenda.

Quer realmente deixar a sua agenda organizada, funcional e pronta para atender seus pacientes da melhor maneira possível? Então, veja as 5 dicas para otimização da agenda. Com essas dicas, você vai conseguir 100% de satisfação dos seus pacientes. 

1 – Tenha um sistema online de marcação de exames 

O primeiro passo a ser tomado para otimizar a sua agenda de consulta, é contratar um sistema online de marcação de exames, os famosos softwares. Ter uma agenda online facilitará o processo completo, a procura por horários vagos, a marcação dos exames, e a quantidade de pacientes já agendados na semana. 

Além disso, o sistema online permite que o próprio paciente agende a sua consulta. Assim, ele poderá escolher o melhor dia e horário para a consulta. E também, o próprio profissional da saúde, poderá analisar como está a sua agenda em tempo real. 

Essas vantagens, já deixará a sua agenda bem otimizada. 

2– Tenha uma agenda de espera

Além da agenda convencional, é muito importante ter uma agenda de espera digital. Assim, o profissional já tem uma média de exames para os próximos meses. Além disso, encaixes poderão ser feitos de forma organizada, principalmente em casos de “no show”, e aqueles pacientes da lista de espera, podem conseguir uma vaga mais rápida, assim que uma desistência acontecer. 

3– Faça o planejamento do tempo dos exames 

Sempre planeje com antecedência o tempo médio de cada exame, considerando quais serão os procedimentos a serem realizados. 

Para isso, faça o seguinte: separe um dia para analisar quanto tempo dura: 

  • Tempo para realização do exame de diagnóstico;
  • Se há algum procedimento mais complexo atrelado ao exame, um biópsia por exemplo ou sedação;
  • Tipo de equipamento, há equipamentos que têm tempos de execução distintos;
  • Administração de contraste e avaliação de qual via para o exame solicitado. 

Assim, a agenda ficará mais organizada, e os riscos de atrasos serão raros. Não esqueça de deixar um espaço na agenda para pausas e intervalos de almoço, café, entre outros. 

4 – Faça a confirmação das agendas de exames

Um outro passo importante, e que poucos fazem, é a confirmação das agendas dos exames. É muito importante confirmar os horários com os clientes, de preferência um dia antes. Assim, você poderá garantir que o cliente não esquecerá seu compromisso ou, caso haja desistências, outro paciente poderá ser agendado, aqueles pacientes da lista de espera. 

Essa atitude vai deixar o atendimento organizado, e aquele paciente da lista de espera, ficará feliz em ser atendido o mais rápido possível. 

5 – Fique atento a Satisfação dos seus Pacientes

A dica número 5 e talvez a mais importante, é escutar o seu paciente. Fique atento ao que ele tem a dizer sobre a sua clínica. Faça perguntas e verifique se ele está confortável, bem atendido e se você atendeu às suas expectativas. 

É claro que existem outras maneiras de fazer a otimização de agenda de exames, como por exemplo, contratar um profissional especialista em realizar a otimização dos protocolos da Ressonância Magnética, o que pode contribuir para uma unidade de negócio mais produtiva e segura no seu Centro de Diagnóstico por Imagens, entre outras coisas. 

Mas, seria impossível alistarmos todas as ações a serem tomadas aqui para otimizar a sua agenda. Por isso, convido você a se inscrever na nossa newsletter e saber mais. Estamos preparados para atendê-lo!

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