Você já deve ter passado por uma situação estressante, por conta de um agendamento duplicado, falta de horário, ou ainda por falta de organização na sua agenda de exames? Isso é muito comum, quando os Centro de Diagnóstico por Imagens não possuem um sistema de otimização de agenda de consulta. 

Mas hoje em dia, é muito importante para o sucesso do seu Centro de Diagnóstico por Imagens, ter uma agenda otimizada. 

Então, leia o artigo a seguir e descubra como manter sua agenda produtiva e seus pacientes satisfeitos.

Por que você deve otimizar a agenda de exames? 

Antes de falarmos diretamente sobre como otimizar a agenda de exames, é fundamental deixar claro, a importância dessa otimização. Você deve sim otimizar a sua agenda de exames, para evitar grandes problemas no momento dos atendimentos. 

Lembre-se que a sala de espera é o seu cartão de visita. Além de conforto, os pacientes precisam ser atendidos na hora marcada. Se isso não acontecer, implicará em um cliente insatisfeito, reduzindo a probabilidade de seu retorno e também divulgação negativa do serviço ofertado pela sua empresa.

Quais as vantagens de otimizar a agenda de exames? 

Uma das principais vantagens de otimizar a agenda de exames é a organização. Uma agenda organizada vai proporcionar um atendimento tranquilo por parte do médico e ainda vai proporcionar uma excelente experiência para o paciente. 

Outro detalhe, é que a sala de espera ficará confortável para todos, e aglomerações serão evitadas. E isso, é um ponto super positivo para qualquer Centro de Diagnóstico por Imagens médico, e um diferencial, já que temos muitas filas na maioria das clínicas médicas no nosso país. 

Uma agenda organizada vai deixar o atendimento mais tranquilo, garantindo a realização de um exame mais seguro, centrado no paciente e suas necessidades, o que contribuirá para um diagnóstico mais assertivo.

Mas, além dessas vantagens, é fundamental entender também a importância da gestão do tempo de espera dos pacientes. Veja a seguir, qual é essa importância, para aplicar no seu Centro de Diagnóstico por Imagens. 

Qual a importância da gestão do tempo de espera?

Quanto mais o paciente permanecer na sala de espera, aguardando ser atendido, mais insatisfeito ele ficará. 

Segundo estudos do Setor da Saúde existe um tempo ideal de espera, que é de apenas 15 minutos. Durante esse período a satisfação do paciente permanece nos 90%. Se o paciente esperar mais do que esse período, sua satisfação cai e com isso, consequentemente, a qualidade do atendimento do Centro de Diagnóstico por Imagens reduz também. Para evitar esse tipo de situação, é fundamental aplicar a otimização da agenda de exames.

Mas, como fazer a otimização da agenda de exames? Veja a seguir 5 dicas para otimização da agenda.

5 dicas para otimização da agenda.

Quer realmente deixar a sua agenda organizada, funcional e pronta para atender seus pacientes da melhor maneira possível? Então, veja as 5 dicas para otimização da agenda. Com essas dicas, você vai conseguir 100% de satisfação dos seus pacientes. 

1 – Tenha um sistema online de marcação de exames 

O primeiro passo a ser tomado para otimizar a sua agenda de consulta, é contratar um sistema online de marcação de exames, os famosos softwares. Ter uma agenda online facilitará o processo completo, a procura por horários vagos, a marcação dos exames, e a quantidade de pacientes já agendados na semana. 

Além disso, o sistema online permite que o próprio paciente agende a sua consulta. Assim, ele poderá escolher o melhor dia e horário para a consulta. E também, o próprio profissional da saúde, poderá analisar como está a sua agenda em tempo real. 

Essas vantagens, já deixará a sua agenda bem otimizada. 

2– Tenha uma agenda de espera

Além da agenda convencional, é muito importante ter uma agenda de espera digital. Assim, o profissional já tem uma média de exames para os próximos meses. Além disso, encaixes poderão ser feitos de forma organizada, principalmente em casos de “no show”, e aqueles pacientes da lista de espera, podem conseguir uma vaga mais rápida, assim que uma desistência acontecer. 

3– Faça o planejamento do tempo dos exames 

Sempre planeje com antecedência o tempo médio de cada exame, considerando quais serão os procedimentos a serem realizados. 

Para isso, faça o seguinte: separe um dia para analisar quanto tempo dura: 

• Tempo para realização do exame de diagnóstico;
• Se há algum procedimento mais complexo atrelado ao exame, um biópsia por exemplo ou sedação;
• Tipo de equipamento, há equipamentos que têm tempos de execução distintos;
• Administração de contraste e avaliação de qual via para o exame solicitado. 

Assim, a agenda ficará mais organizada, e os riscos de atrasos serão raros. Não esqueça de deixar um espaço na agenda para pausas e intervalos de almoço, café, entre outros. 

4 – Faça a confirmação das agendas de exames

Um outro passo importante, e que poucos fazem, é a confirmação das agendas dos exames. É muito importante confirmar os horários com os clientes, de preferência um dia antes. Assim, você poderá garantir que o cliente não esquecerá seu compromisso ou, caso haja desistências, outro paciente poderá ser agendado, aqueles pacientes da lista de espera. 

Essa atitude vai deixar o atendimento organizado, e aquele paciente da lista de espera, ficará feliz em ser atendido o mais rápido possível. 

5 – Fique atento a Satisfação dos seus Pacientes

A dica número 5 e talvez a mais importante, é escutar o seu paciente. Fique atento ao que ele tem a dizer sobre a sua clínica. Faça perguntas e verifique se ele está confortável, bem atendido e se você atendeu às suas expectativas. 

É claro que existem outras maneiras de fazer a otimização de agenda de exames, como por exemplo, contratar um profissional especialista em realizar a otimização dos protocolos da Ressonância Magnética, o que pode contribuir para uma unidade de negócio mais produtiva e segura no seu Centro de Diagnóstico por Imagens, entre outras coisas. 

Mas, seria impossível alistarmos todas as ações a serem tomadas aqui para otimizar a sua agenda. Por isso, convido você a se inscrever na nossa newsletter e saber mais. Estamos preparados para atendê-lo!