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Por quanto tempo é preciso armazenar exames de pacientes?

Armazenamento de exames - mãos femininas pegando um arquivo em pastas
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Os hospitais e clínicas estão cada vez mais adotando tecnologias para melhorar suas operações. Isso inclui a implementação de softwares de gestão hospitalar para tornar os processos mais eficientes e precisos.

Com a crescente tecnologia incorporada ao sistema operacional de centros de imagem dentre eles sistemas de armazenamento de exames, surgem questionamentos sobre a forma e o período adequado para arquivar registros médicos, como exames e prontuários.

No post de hoje, vamos explorar o tempo requerido para armazenar esses documentos médicos.

Por quanto tempo se deve armazenar os exames de pacientes?

Segundo o Conselho Federal de Medicina (CFM) na resolução de Nº 1.821/07, fazem parte do prontuário médico do paciente exames que incluem imagem e laudos.  De acordo com o Artigo 6º da norma, a guarda de exames digitalizados ou impressos é obrigatória por 20 anos. Após o último registro no prontuário do paciente, podemos eliminar o documento.

E se o serviço de radiologia for terceirizado?

Se a instituição terceirizar o serviço de diagnóstico por imagem, a empresa terceirizada que emitiu os exames é responsável por armazená-los, mesmo após o término ou rescisão do contrato.

Se o paciente retirar o exame ainda é preciso armazenar?

O armazenamento dos exames do paciente cessa quando retirados, mas uma cópia do laudo deve ser arquivada na instituição de saúde por 20 anos. O protocolo assinado pelo paciente ou responsável pela retirada deve ser mantido pelo mesmo período, em caso de possíveis processos judiciais.  

Como otimizar o armazenamento de exames?

Um dos principais problemas do armazenamento de exames físicos é a organização que deve ser de fácil localização e identificação, além do espaço físico.

Por isso, a Resolução CFM nº 1.821/07 apresentou uma alternativa para reduzir os problemas de segurança e armazenamento, legalizando a digitalização de laudos e imagens na nuvem.

Os serviços de radiologia podem usar um servidor local na instituição ou na nuvem para segurança dos pacientes e da instituição, como o sistema PACS por exemplo.

A otimização do armazenamento de exames na nuvem possibilita que os centros de saúde utilizem melhor os espaços.

Como alguma dos vários benefícios da otimização da guarda de exames, podemos destacar:

Redução de custos

Ter locais para armazenamento de documentos físicos costumam ter custos bastantes elevados. Com o avanço da tecnologia, software como o PACS pode enviar automaticamente os exames dos serviços de radiologia para a nuvem.

Eficiência operacional e segurança da informação

Com serviços de armazenamento na nuvem, há redução significativa de custos, como CDs, pen drive e impressões.

Além disso, é possível otimizar o processo de gerenciamento e armazenamento da informação, facilitando a localização dos exames e tornando a rotina operacional das equipes mais eficiente.

Em continuação, o armazenamento digital também contribui para a segurança da informação, seguindo as normas da LGPD. Afinal, armazenar os documentos apenas fisicamente sujeita-os aos riscos de perda, dano ou roubo.

O que diz a legislação sobre a guarda de exames?

A resolução de Nº 1.821/07 determina que é necessário armazenar os dados clínicos, medicamentosos, cirúrgicos e exames de imagem de documentos impressos em local arejado, sem variações de temperatura e com controle rígido contra incêndios.

No caso de armazenamento digital, a Lei 13.787 de 2018 do CFM, estipula outros pré-requisitos e condições mínimas que os sistemas eletrônicos devem ter, a fim de assegurar a confidencialidade dos dados, como o “Nível de garantia de segurança dois (NGS2)”, do Manual de Certificação para Sistemas de Registro Eletrônico em Saúde.

Conclusão

Sendo assim, podemos concluir que guardar exames de pacientes na nuvem é, com certeza, a melhor solução para garantir a segurança da informação, além de reduzir drasticamente os custos e otimizar processos. Portanto, é válido considerar essa possibilidade na sua instituição de saúde.

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